Электронный документооборот (EDI, ЭДО)

EDI (Electronic Data Interchange) – это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами. При этом документы, имеющие в изначальном («человеческом») виде удобную и специфическую для каждой фирмы форму, прозрачно передаются между различными партнерами в стандартном «электронном» формате (при помощи конвертора (на входе) и деконвертора (на выходе соответственно)).

Технология гарантирует как правильность конвертации данных, так и саму доставку сообщений адресатам и последовательность доставки сообщений. При этом обеспечиваются достоверность и конфиденциальность передаваемой информации.

В классическом виде EDI предполагает полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами партнеров, исключая участие человека. Каждая сторона может выступать как отправитель, так и получатель сообщений. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект при внедрении данной технологии.

На современном этапе развития технологии EDI позволяют не просто экономить деньги, но и упростить и оптимизировать процессы управления и принятия решений, а в целом оптимизировать и повысить эффективность бизнеса.

Основные преимущества технологии:

отсутствие ошибок при обработке заказов;
улучшение качества данных;
отсутствие ручного ввода данных в учетную систему;
отсутствие риска потери заказов из-за технических сбоев (факс, почта);
прозрачность процесса обмена документами, сопровождающих товародвижение;
упрощение процесса цепочки поставок.

В настоящее время доступны два варианта подключения (интеграции) к EDI:

Полная интеграция учетной системы партнера с платформой провайдера. При этом предполагается автоматическая обработка входящих и генерация исходящих сообщений в учетной системе предприятия. Для интеграции необходимо разрабатывать и согласовывать форматы экспорта – импорта информации и технологию передачи сообщения в систему провайдера. При таком варианте возможно использовать преимущества EDI в полной мере.
Второй вариант – частичная интеграция — использование Web-EDI. Взаимодействие с платформой EDI осуществляется через Web-браузер или специализированный Web-клиент, без непосредственной интеграции с учетной системой. Такой вариант работы не ведет к максимальному повышению эффективности, так как требует участия человека в приеме и передаче документов (ручной перенос данных из системы EDI в информационную систему и обратно), однако, характеризуется предельной экономичностью внедрения и использования.

Подключение к работе через электронный документооборот:

1 Шаг: Заключить с ООО «Тамерлан» Дополнительное соглашение по EDI к договору поставки с обязательным заполнением Приложения к Дополнительному соглашению – Заявки на организацию обмена электронными документами между Поставщиком и Покупателем (шаблон Дополнительного соглашения и Заявки Вы можете получить у Вашего категорийного менеджера, или скачать, пройдя по ссылке внизу страницы).

2 шаг: Заключить Договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером, а тем компаниям, которые уже имеют Договор с EDI – написать письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с ООО «Тамерлан». Получить от EDI-провайдера параметры доступа на его WEB-EDI-страницу или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера.

3 Шаг: Проверить через EDI-провайдера наличие GLN-номера – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц Поставщика. Если у поставщика GLN-номер отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить.

4 Шаг: Необходимо провести сверку товарного ассортимента, для этого необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру на стороне ООО «Тамерлан». Данные будут представлять из себя таблицу c наименованием номенклатуры, кодов и штрих-кодов ООО «Тамерлан», хранящихся в учетной системе ООО «Тамерлан». Поставщику необходимо заполнить в соответствии с наименованием номенклатуры свои значения артикула, штрих-кода, единиц измерения. После заполнения данных необходимо выслать таблицу Вашему категорийному менеджеру.

5 Шаг: Обратиться к EDI-провайдеру для проведения тестов обмена с ООО «Тамерлан" выбранными типами EDI-документов.

Зачем нужен GLN:

Номер GLN – это глобальный уникальный цифровой код, идентифицирующий участника в цепи поставок (контрагента или его структурное подразделение или объект).

Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется стандартами системы GS1 для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире. Для получения GLN-номера предприятие должно стать членом национальной ассоциации GS1 (в РФ такой организацией является GS1 Russia – ГС1 РУС.).

Провайдеры EDI:

Компания ООО «Тамерлан» сотрудничает с EDI-провайдером ООО «КОРУС Консалтинг СНГ», сервис «Сфера» и ООО «Э-КОМ»,сервис «Exite»:

Контакты провайдеров:

ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»
Т/Ф: 8 (800) 100-8-812 (бесплатный по России)
E: help@esphere.ru

С: http://www.esphere.ru/

ООО «Э-КОМ»

Т/Ф : +7 (495)7392554

Е: support@exite.ru

С: https://exite.ru/

Типы EDI-документов, доступные для автоматизированного обмена:

Документ	Комментарии
Заказ на поставку товара (ORDERS)	Сообщение от сети поставщику с указанием перечня товаров, предназначенных для поставки в магазин.
Ответ на заказ (ORDRSP)	Сообщение от поставщика в сеть в ответ на заказ
Уведомление об отгрузке (DESADV)	Сообщение от поставщика в сеть, содержит данные о фактическом количестве отгруженного товара. В сообщении DESADV также может быть указана дополнительная информация (номер транспортного контейнера и т.д.).
Уведомление о приемке (RECADV)	Сообщение от сети продавцу о факте приемки товара.